Condiciones Generales de Contratación

Versión 1.0 — Entrada en vigor: Abril de 2026

1. PARTES E IDENTIFICACIÓN

1.1. Las presentes condiciones generales de contratación (en adelante, las "Condiciones Generales") son de aplicación entre las partes siguientes:

  • 1) LICITAI LABS S.L. (en adelante, LICITABOT) con NIF B26903518 y domicilio social en Calle joan d'austria, 126 - p. 5 pta. 2, 08018, Barcelona.
  • 2) La entidad jurídica o persona física que, en su condición de profesional, suscriba el presente acuerdo (en adelante, el "Cliente") mediante cualquiera de las siguientes modalidades: (i) la firma de una propuesta comercial personalizada (en adelante, la "Propuesta"); o (ii) la cumplimentación y aceptación del formulario de suscripción habilitado en el sitio web oficial de LICITABOT (en adelante, la "Contratación Web").

1.2. En adelante, ambas partes serán denominadas, individualmente, la "Parte" y, conjuntamente, las "Partes".

1.3. Las Partes podrán suscribir condiciones particulares que regulen aspectos específicos de la relación contractual (las "Condiciones Particulares") que, junto con la Propuesta o el formulario de Contratación Web, según corresponda, y las presentes Condiciones Generales, formarán el contrato íntegro entre ellas (en adelante, el "Contrato"). En caso de contradicción o conflicto entre los distintos documentos contractuales, el orden de prevalencia será el siguiente: (i) la Propuesta o el formulario de Contratación Web; (ii) las Condiciones Particulares; y (iii) las presentes Condiciones Generales.

2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

2.1. Las presentes Condiciones Generales tienen por objeto regular las condiciones de acceso, uso y licenciamiento de la plataforma tecnológica especializada en la optimización y gestión documental de procesos de licitación (en adelante, la "Plataforma"), cuya titularidad ostenta LICITABOT, así como los derechos y obligaciones de las Partes derivados de dicha relación contractual.

2.2. La Plataforma actúa exclusivamente como una herramienta de soporte técnico para el análisis de pliegos, la verificación de requisitos de participación, la detección de omisiones documentales, la asistencia en la subsanación de errores y la facilitación del proceso de presentación de la oferta ante el órgano de contratación correspondiente.

2.3. La aceptación de las presentes Condiciones Generales por parte del Cliente se producirá mediante la firma de la Propuesta o a través de la marcación de la casilla de aceptación correspondiente y el envío del formulario durante el proceso de Contratación Web.

2.4. Quedan excluidos del objeto de las presentes Condiciones Generales la redacción de contenido o memorias específicas que requieran de conocimientos especializados ajenos al objeto de la Plataforma, la defensa jurídica en procedimientos de recurso especial en materia de contratación, y cualquier otra prestación no descrita expresamente en las presentes Condiciones Generales, en la Propuesta o en las especificaciones de la Contratación Web. La responsabilidad final sobre la veracidad, integridad y exactitud de la documentación presentada recae exclusivamente sobre el Cliente.

2.5. La Plataforma integra herramientas de inteligencia artificial (en adelante, "IA") para el análisis automatizado de los pliegos y la documentación aportada por el Cliente. El Cliente reconoce y acepta que los resultados generados por la IA constituyen una asistencia técnica basada en probabilidades y modelos de datos, por lo que deben ser supervisados y validados por el personal cualificado del Cliente antes de cualquier presentación oficial. LICITABOT no garantiza la infalibilidad de los algoritmos ni se hace responsable de las decisiones tomadas por el Cliente basadas exclusivamente en las sugerencias o análisis automatizados de la Plataforma.

3. ACCESO, ALTA Y REQUISITOS TÉCNICOS

3.1. PROCESO DE ALTA. El acceso a la Plataforma se habilitará tras la formalización del Contrato y la confirmación del pago de la primera cuota o canon de licencia correspondiente, conforme a las condiciones económicas establecidas en la Propuesta o en la Contratación Web. En el caso de la Contratación Web, el acceso podrá ser automatizado tras la validación de la transacción. LICITABOT proporcionará al Cliente las credenciales de acceso iniciales al panel de gestión o las instrucciones para la creación del perfil de administrador.

3.2. REQUISITOS TÉCNICOS. El acceso a la Plataforma requiere de los siguientes requisitos mínimos:

  • Conexión a Internet de banda ancha estable.
  • Navegador web actualizado (Chrome, Firefox, Safari o Edge en sus versiones soportadas).
  • Cuenta de correo electrónico activa para la recepción de notificaciones y credenciales.

LICITABOT no será responsable de la inoperatividad de la Plataforma derivada del incumplimiento de los requisitos técnicos mínimos por parte del Cliente.

3.3. GESTIÓN DE USUARIOS Y CONTRASEÑAS. El Cliente es responsable de la correcta gestión de las credenciales de acceso, de la asignación de perfiles de usuario a sus empleados o colaboradores y de la confidencialidad de las contraseñas. Deberá notificar a LICITABOT de forma inmediata ante cualquier uso no autorizado o brecha de seguridad relacionada con sus credenciales. El Cliente deberá velar por el correcto uso de la Plataforma por parte de sus empleados, colaboradores o cualquier tercero al que haya facilitado acceso, asumiendo responsabilidad por los usos que estos realicen.

4. LICENCIA DE USO

4.1. Sujeto al cumplimiento de las obligaciones del Cliente, LICITABOT concede al Cliente, con carácter no exclusivo, no sublicenciable, intransferible y limitado a los propósitos internos de negocio del Cliente, una licencia de uso de la Plataforma durante la vigencia del Contrato, con las limitaciones indicadas en la Propuesta.

4.2. Quedan expresamente prohibidas, sin el consentimiento escrito previo de LICITABOT:

  1. La cesión, sublicencia o transferencia de la licencia a terceros.
  2. La ingeniería inversa, descompilación, descodificación o modificación de la Plataforma o de cualquiera de sus components.
  3. La reproducción, distribución o comunicación pública de la Plataforma o de sus contenidos.
  4. La utilización de la Plataforma para finalidades distintas a la gestión documental y análisis de licitaciones propias del Cliente, quedando prohibida su explotación como marca blanca o servicio gestionado para terceros, salvo pacto expreso y por escrito con LICITABOT.
  5. El acceso a la Plataforma para el desarrollo de productos competidores, la captación de información con fines de benchmarking o el uso de los resultados del análisis para entrenar modelos de inteligencia artificial de terceros.
  6. Realizar acciones dirigidas a vulnerar las medidas de seguridad de la Plataforma, acceder a datos de otros clientes o realizar pruebas de carga o stress testing sin autorización previa y escrita de LICITABOT.
  7. Utilizar la Plataforma para cargar, almacenar, publicar o transmitir cualquier tipo de virus informático, "malware", troyanos, gusanos, bombas lógicas o cualquier otro código de software, archivo o programa diseñado para interrumpir, destruir, comprometer o limitar la funcionalidad de la Plataforma o de cualquier equipo informático o de telecomunicaciones de LICITABOT.
  8. El uso de técnicas de extracción automatizada de datos (web scrapping) o el uso de los sistemas de respuesta de la IA de forma que saturen o degraden la calidad del servicio para otros usuarios.

5. CONDICIONES ECONÓMICAS

5.1. PRECIO Y MODALIDAD DE PAGO. El precio de la licencia y, en su caso, de los módulos opcionales contratados, será el establecido en la Propuesta aceptada por las Partes o el indicado en el formulario de Contratación Web en el momento de la suscripción. Los términos económicos fijados en la Propuesta o en la Contratación Web prevalecerán sobre cualquier tarifa general publicada por LICITABOT.

5.2. El pago se realizará por los medios y con la periodicidad establecida en el proceso de contratación elegido. Las facturas serán remitidas al correo electrónico de facturación proporcionado por el Cliente a LICITABOT.

5.3. IMPUESTOS. Los precios indicados en la Propuesta se entienden sin IVA ni otros impuestos aplicables, que serán repercutidos al Cliente conforme a la normativa fiscal vigente en el momento de cada devengo y detallados en la factura correspondiente.

5.4. RETRASOS EN EL PAGO. El retraso en el pago de cualquier factura facultará a LICITABOT para: (i) aplicar intereses de demora al tipo legal del dinero incrementado en tres puntos porcentuales; y (ii) suspender el acceso a la Plataforma en caso de impago desde la notificación. La suspensión del servicio no exime al Cliente de su obligación de pago de las cantidades adeudadas.

5.5. REVISIÓN DE PRECIOS. En los casos de licencia anual, LICITABOT podrá revisar los precios de la licencia anualmente, aplicando como máximo la variación del Índice de Precios al Consumo (IPC) publicado por el Instituto Nacional de Estadística para los doce meses anteriores, o cualquier otro índice que las partes acuerden expresamente. En el caso de Contratación Web, la revisión de precios será notificada al Cliente con una antelación mínima de treinta (30) días a la fecha de renovación, facultando al Cliente a resolver el Contrato si no estuviera de acuerdo con la nueva tarifa.

6. DURACIÓN, RENOVACIÓN Y RESOLUCIÓN

6.1. DURACIÓN INICIAL. El presente Contrato tendrá la duración establecida en la Propuesta o en las condiciones seleccionadas durante el proceso de Contratación Web. En su defecto, se entenderá que la duración inicial será de doce (12) meses desde la firma de la Propuesta o la validación del alta online.

6.2. RENOVACIÓN TÁCITA. El Contrato se renovará automáticamente por períodos sucesivos de igual duración a la inicial, salvo que el Cliente comunique su voluntad de no renovar con anterioridad a la fecha de vencimiento del periodo vigente. En la modalidad de Contratación Web, el Cliente podrá gestionar la cancelación de la suscripción de forma autónoma a través del panel de control en cualquier momento antes de la fecha de renovación, surtiendo dicha cancelación efectos exclusivamente al finalizar el periodo de facturación ya abonado.

6.3. RESOLUCIÓN POR INCUMPLIMIENTO. Cualquiera de las Partes podrá resolver el Contrato de forma anticipada en caso de incumplimiento grave de la otra Parte, siempre que el incumplimiento (cuando este tenga naturaleza subsanable) no haya sido subsanado en el plazo de quince (15) días hábiles desde la notificación fehaciente al incumplidor. Se considerarán incumplimientos graves, entre otros:

  1. La falta de pago de cualquier cuota o cargo por parte del Cliente tras el periodo de gracia otorgado en la cláusula 5.3.
  2. El uso de la Plataforma para finalidades ilícitas o el incumplimiento de las prohibiciones de uso de la IA y propiedad intelectual establecidas en la cláusula 4.
  3. La vulneración grave de las obligaciones de confidencialidad y protección de datos.
  4. El cese de actividad, insolvencia, concurso de acreedores o liquidación de cualquiera de las Partes.

6.4. EFECTOS DE LA RESOLUCIÓN O EXTINCIÓN. A la extinción del Contrato por cualquier causa:

  1. El acceso del Cliente a la Plataforma quedará desactivado en la fecha de extinción efectiva.
  2. Los datos y documentos analizados podrán ser descargados por el Cliente con anterioridad a la fecha de efectos de la resolución. Tras dicha fecha, LICITABOT procederá a la supresión definitiva de la información, salvo aquellos datos que deba conservar por imperativo legal durante los plazos de prescripción correspondientes.
  3. El Cliente deberá abonar las cantidades devengadas hasta la fecha de extinción efectiva.
  4. Las cláusulas que, por su naturaleza, deban permanecer vigentes tras la resolución del Contrato (por ejemplo, confidencialidad, propiedad intelectual, limitación de responsabilidad y protección de datos) seguirán vigentes tras la extinción del Contrato en los términos establecidos en cada una de ellas.

7. DISPONIBILIDAD Y SOPORTE TÉCNICO

7.1. LICITABOT realizará los esfuerzos razonables para que la Plataforma esté disponible de forma continua las veinticuatro horas del día, los siete días de la semana. No obstante, dado que la Plataforma integra servicios de computación en la nube y modelos de IA de terceros, LICITABOT no asume un compromiso de disponibilidad mínima garantizada ni de tiempo de actividad. En consecuencia, no responderá por interrupciones, ralentizaciones o fallos derivados de: (i) tareas de mantenimiento o actualizaciones del sistema; (ii) fallos en los proveedores de infraestructura, servicios de IA o telecomunicaciones; (iii) ataques externos o incidentes de seguridad; o (iv) causas de fuerza mayor.

7.2. LICITABOT podrá llevar a cabo tareas de mantenimiento programado que impliquen la interrupción temporal de la Plataforma, procurando realizarlas en horarios de menor uso y comunicándolas al Cliente con la antelación razonable que las circunstancias permitan. Las intervenciones de mantenimiento urgente o correctivo podrán realizarse sin previo aviso cuando la situación así lo requiera.

7.3. El Cliente podrá reportar las incidencias o disfunciones que detecte a través de los canales habilitados por LICITABOT a tal efecto. LICITABOT atenderá dichas comunicaciones y, en función de la naturaleza, complejidad y criticidad de cada incidencia, procurará su resolución en un plazo razonable, sin que ello implique la asunción de compromisos de tiempo de respuesta o resolución garantizados. En todo caso, LICITABOT actuará con la diligencia debida para minimizar el impacto de las incidencias en el uso de la Plataforma.

7.4. El soporte técnico se limita exclusivamente al funcionamiento técnico de la Plataforma, quedando excluido el soporte sobre la estrategia de licitación del Cliente o la interpretación de pliegos específicos que exceda las capacidades de la herramienta, salvo que se haya contratado expresamente dicho servicio.

8. DATOS PROPORCIONADOS A LA PLATAFORMA

8.1. El Cliente es el único responsable de la veracidad, integridad, exactitud y licitud del Contenido del Cliente (definido en la Sección 10.2) que cargue o suministre a la Plataforma. LICITABOT no realizará validaciones externas sobre la autenticidad de dichos documentos ni sobre la veracidad de las declaraciones contenidas en los mismos. El Cliente reconoce que la calidad y fiabilidad de los resultados, análisis y sugerencias de subsanación generados por la IA de la Plataforma dependen directamente de la calidad y exactitud de los datos de entrada facilitados, por lo que LICITABOT declina cualquier responsabilidad por errores derivados de información incorrecta, incompleta, desactualizada o engañosa proporcionada por el Cliente.

8.2. LICITABOT podrá utilizar los datos, documentos y resultados de los análisis procesados en la Plataforma para el entrenamiento, optimizar la precisión de las respuestas, las sugerencias de subsanación y el rendimiento general de los algoritmos de IA aplicables exclusivamente al entorno del Cliente. LICITABOT garantiza que dicha información no será utilizada para entrenar los modelos de IA en beneficio de otros clientes ni para la mejora del modelo general o fundacional de la Plataforma accesible por terceros. El aprendizaje derivado del uso de la Plataforma por el Cliente quedará confinado a su propia instancia o cuenta, permitiendo que la Plataforma se adapte a su estilo de redacción y a sus sectores de licitación habituales.

9. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y GARANTÍAS

9.1. LICITABOT responderá de los daños directos causados al Cliente como consecuencia del incumplimiento de sus obligaciones contractuales. En ningún caso LICITABOT será responsable de:

  • Daños indirectos, consecuenciales, lucro cesante o pérdida de datos del Cliente, salvo en caso de dolo o culpa grave de LICITABOT.
  • El resultado de los procesos de licitación, incluyendo la exclusión del Cliente del procedimiento o la no adjudicación del contrato, ya que la decisión final y la revisión de la oferta corresponden exclusivamente al Cliente.
  • Daños derivados del uso incorrecto de la Plataforma por parte del Cliente o de terceros a los que el Cliente haya facilitado el acceso.
  • Daños por el uso de o la aplicación de las recomendaciones generadas por la IA integrada en la Plataforma.
  • Daños causados por interrupciones del servicio derivadas de fallos de proveedores de telecomunicaciones, infraestructura de terceros, casos de fuerza mayor o ataques cibernéticos que hayan sido razonablemente prevenidos.
  • El Contenido del Cliente, su exactitud, completitud o legalidad ni los resultados obtenidos del mismo.
  • El incumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones de protección de datos.

9.2. La responsabilidad total y agregada de LICITABOT frente al Cliente por cualquier reclamación derivada del presente Contrato, en ningún caso excederá del importe total abonado por el Cliente en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho generador de la responsabilidad.

9.3. La Plataforma se proporciona "tal cual" (as is) y "según disponibilidad" (as available), sin que LICITABOT otorgue garantías adicionales, ya sean expresas o implícitas, sobre su adecuación para un propósito específico, su comerciabilidad o su integración con sistemas o software de terceros. LICITABOT no garantiza que la Plataforma esté completamente libre de errores, virus o componentes dañinos, que su funcionamiento sea ininterrumpido en todo momento, ni que los resultados obtenidos mediante su uso satisfagan en todo caso las expectativas del Cliente.

9.4. Nada de lo dispuesto en el presente Contrato excluirá ni limitará la responsabilidad de cualquiera de las Partes en aquellos casos en que la responsabilidad no pueda ser excluida o limitada por imperativo legal, incluyendo, en particular, la responsabilidad por dolo o culpa grave, la derivada de daños a personas, o cualquier otra que la ley declare irrenunciable.

10. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

10.1. LICITABOT es el titular exclusivo o, en su caso, licenciatario autorizado, de todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la Plataforma, incluyendo, de forma enunciativa pero no limitativa: su código fuente, código objeto, arquitectura de software, algoritmos, modelos de IA (propios o licenciados por terceros), interfaces de usuario, diseños gráficos, bases de datos (salvo el Contenido del Cliente definido en la Sección 10.2), manuales, metodologías y cualquier documentación técnica asociada, así como sobre cualquier mejora o actualización de la misma.

10.2. El Cliente conservará en todo momento la plena propiedad y titularidad de todos los derechos de propiedad intelectual sobre los documentos, pliegos, datos y cualquier contenido que cargue o procese a través de la Plataforma (en adelante, el "Contenido del Cliente"). LICITABOT no adquiere derecho alguno sobre dicho Contenido del Cliente, salvo la licencia de uso limitada, no exclusiva y temporal que sea necesaria para la correcta prestación de los servicios contratados, conforme a lo estipulado en estas Condiciones Generales. En este sentido, el Cliente garantiza que es el titular legítimo de todos los derechos de propiedad intelectual sobre el Contenido del Cliente o que cuenta con las autorizaciones y licencias necesarias para su carga, procesamiento y análisis en la Plataforma. En consecuencia, el Cliente asume la responsabilidad exclusiva por cualquier reclamación de terceros derivada de la infracción de derechos de propiedad intelectual, industrial, secretos comerciales o derechos de imagen relacionados con dicho contenido, obligándose a mantener indemne a LICITABOT frente a cualquier daño, coste o sanción que pudiera derivarse de dicha infracción.

10.3. Cualquier idea, sugerencia de mejora, informe de errores o propuesta de nueva funcionalidad enviada por el Cliente (en adelante, "Feedback") pasará a ser propiedad automática y gratuita de LICITABOT. El Cliente cede por el presente, con carácter mundial y permanente, cualquier derecho que pudiera tener sobre dicho Feedback, permitiendo a LICITABOT su implementación en la Plataforma sin compensación alguna.

10.4. El Cliente autoriza expresamente a LICITABOT a utilizar su nombre comercial, marca y logotipo (en adelante, los "Signos Distintivos") con el único y exclusivo fin de identificarle como cliente de LICITABOT en el sitio web de LICITABOT, presentaciones comerciales, propuestas a terceros y materiales promocionales. Esta autorización se limita estrictamente a la mención del Cliente como usuario de la Plataforma. LICITABOT no podrá utilizar los Signos Distintivos del Cliente para ningún otro fin, ni de forma que sugiera un patrocinio, asociación o aval más allá de la mera relación contractual regulada en estas Condiciones Generales.

11. CONFIDENCIALIDAD

11.1. A los efectos del presente Contrato, tendrá la consideración de "Información Confidencial" toda la información de carácter técnico, comercial, financiero o de cualquier otra naturaleza, en cualquier formato (escrito, oral, electrónico o físico), que una Parte (la "Parte Emisora") revele a la otra (la "Parte Receptora"), o a la que esta tenga acceso con motivo de la ejecución del Contrato. Esto incluye cualquier información marcada expresamente como confidencial por la Parte Emisora o que, por su naturaleza, deba entenderse como confidencial y, de forma enunciativa pero no limitativa:

  1. En relación con LICITABOT: Código fuente, algoritmos de IA, arquitectura de la Plataforma, hojas de ruta de producto, documentación técnica, metodologías de análisis, tarifas y condiciones comerciales.
  2. En relación con el Cliente: Documentación técnica y administrativa de las licitaciones, estrategias de oferta, precios unitarios, datos de solvencia técnica y económica, así como cualquier información sensible relativa a los procesos de contratación pública o privada en los que participe.

11.2. Ambas Partes se obligan a: (i) mantener estricto secreto sobre la Información Confidencial recibida, aplicando las mismas medidas de seguridad que utilizarían para proteger su propia información sensible, pero nunca un grado menor al razonablemente exigible por el tipo de Información Confidencial; (ii) utilizar la Información Confidencial única y exclusivamente para los fines del presente Contrato; y (iii) no revelar dicha Información Confidencial a terceros, salvo a aquellos empleados, colaboradores o subcontratistas que necesiten conocerla y que estén sujetos a obligaciones de confidencialidad equivalentes a las aquí pactadas, por escrito o estatutariamente.

11.3. No se considerará Información Confidencial aquella que: (i) sea de dominio público o pase a serlo sin mediar incumplimiento de la Parte Receptora; (ii) ya estuviera en posesión de la Parte Receptora antes de la firma del Contrato, sin mediar una obligación de confidencialidad; y (iii) deba ser revelada por imperativo legal o requerimiento judicial, en cuyo caso la Parte Receptora deberá informar inmediatamente a la otra Parte para que esta pueda ejercer sus derechos de defensa.

11.4. Las obligaciones de confidencialidad contenidas en esta cláusula permanecerán vigentes durante la relación contractual y sobrevivirán a la terminación del Contrato por un periodo indefinido, mientras la Información siga siendo Confidencial.

11.5. Las Partes reconocen y aceptan que el incumplimiento por parte de la Parte Receptora causará perjuicios de extrema gravedad que no pueden preverse o cuantificarse económicamente de forma exacta en el momento de la firma del presente Contrato. Dado que la compensación económica por sí sola podría resultar insuficiente para reparar el daño, la Parte Receptora estará facultada para solicitar ante los tribunales competentes medidas cautelares urgentes.

12. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

12.1. Cada una de las Partes queda informada de que los datos personales de sus representantes legales y/o personas de contacto, facilitados en el marco de este Contrato, serán tratados por la otra Parte en calidad de responsable del tratamiento con la finalidad y base legal del mantenimiento, cumplimiento, desarrollo, control y ejecución de la relación contractual, así como el cumplimiento de las obligaciones legales impuestas a los responsables. Los datos podrán ser comunicados a Administraciones Públicas, entidades bancarias para la gestión de pagos y cobros, y a terceros prestadores de servicios de las Partes (como gestorías o asesores legales) siempre que sea necesario para la ejecución del objeto del Contrato. Algunos de estos proveedores de servicios pueden estar ubicados en países fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), lo que implican transferencias internacionales de datos. No obstante, las Partes garantizan que cualquier transferencia internacional de los datos se realizará únicamente cuando exista alguno de los mecanismos de garantía establecidos por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). Los datos se conservarán durante toda la vigencia del Contrato y, tras su terminación, durante los plazos de prescripción de las responsabilidades legales y contractuales que pudieran derivarse (con carácter general, 5 años para acciones personales y 6 años por normativa mercantil). Los interesados podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad, mediante comunicación por escrito dirigida al domicilio social de la otra Parte o a las direcciones de correo electrónico:

  • A LICITABOT: privacidad@licitabot.net
  • Al CLIENTE: El indicado en la Plataforma en la sección de facturación.

12.2. Asimismo, tienen derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa.

12.3. En el marco del acceso y uso de la Plataforma por parte del Cliente, LICITABOT actuará como Encargado del Tratamiento de los datos personales de los Usuarios Finales. Ambas Partes se comprometen a cumplir con lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”), leyes nacionales aplicables y el Contrato de Encargo del Tratamiento adjunto al presente Contrato como ANEXO I.

13. MISCELÁNEA

13.1. Si cualquier cláusula de este Contrato fuese declarada, total o parcialmente, nula o ineficaz por un órgano judicial o administrativo competente, tal nulidad no afectará a la validez del resto del Contrato, que mantendrá su plena vigencia.

13.2. Este Contrato, junto con sus Anexos constituye el acuerdo completo entre las Partes y sustituye a cualquier pacto, conversación o compromiso previo, ya sea oral o escrito, relacionado con el objeto del mismo.

13.3. LICITABOT se reserva el derecho a modificar las presentes Condiciones Generales, notificando al Cliente las modificaciones con una antelación mínima de treinta (30) días naturales antes de su entrada en vigor, a través del correo electrónico de contacto indicado por el Cliente o mediante aviso prominente en la Plataforma. Si el Cliente no acepta las nuevas condiciones, podrá resolver el Contrato sin penalización alguna notificándolo a LICITABOT antes de la fecha de entrada en vigor de las modificaciones, con derecho a la devolución de la parte proporcional del precio pagado por el período no consumido. El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigor de las modificaciones implicará la aceptación tácita de las nuevas condiciones.

13.4. El hecho de que una de las Partes no exija en un momento determinado el cumplimiento estricto de cualquier obligación de este Contrato, o no ejercite un derecho, no se interpretará como una renuncia a dicho derecho ni impedirá exigir su cumplimiento en el futuro.

13.5. El Cliente no podrá ceder su posición contractual ni los derechos y obligaciones derivados de este Contrato a terceros sin el consentimiento previo y por escrito de LICITABOT.

13.6. Todas las notificaciones entre las Partes se realizarán por escrito (siendo el correo electrónico un medio válido) a la dirección de LICITABOT que consta en la Sección 1 y en la dirección postal del Cliente indicada en la Propuesta.

14. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

14.1. El presente Contrato se regirá e interpretará conforme a la legislación española.

14.2. En caso de cualquier controversia, discrepancia, cuestión o reclamación resultante de la interpretación, ejecución o resolución del presente Contrato, las Partes se comprometen a intentar una solución amistosa de buena fe. Para el caso de que no fuera posible alcanzar un acuerdo amistoso, las Partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que por ley pudiera corresponderles, se someten a la jurisdicción y competencia exclusiva de los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Barcelona.

15. ACEPTACIÓN

15.1. El firmante de la Propuesta o la persona que valide el proceso de Contratación Web declara, bajo su responsabilidad personal, que ostenta los poderes de representación suficientes o las autorizaciones necesarias para vincular legalmente a la entidad que representa a las presentes Condiciones Generales.

15.2. En el caso de la Contratación Web, la marcación de la casilla de aceptación y la validación del formulario de suscripción equivaldrán a la firma manuscrita del Cliente, reconociendo ambas Partes su plena validez jurídica y eficacia vinculante desde ese momento.

15.3. Las Partes declaran haber leído, comprendido y negociado, en la medida de sus intereses, el contenido de las presentes Condiciones Generales, manifestando su conformidad expresa con todos sus extremos.

ANEXO I. ACUERDO DE ENCARGO DEL TRATAMIENTO

El presente Anexo recoge el Acuerdo de Encargo del Tratamiento (en adelante, "DPA") entre las Partes, y regula el tratamiento de datos personales que realizará LICITABOT, por cuenta del Cliente, implícito en el uso de la Plataforma.

1. Definiciones

1.1. A los efectos del presente DPA, los términos «datos personales», «tratamiento», «responsable del tratamiento», «encargado del tratamiento», «subencargado», «violación de la seguridad de los datos personales», «autoridad de control» y cualesquiera otros conceptos relacionados con la protección de datos personales tendrán el significado que se les atribuye en el RGPD.

2. Objeto

2.1. El presente DPA regula el tratamiento de datos personales que el Encargado realiza por cuenta del Responsable en el marco del acceso y uso de la Plataforma por parte del Cliente.

2.2. Las características del tratamiento, la naturaleza de los datos personales y las categorías de interesados afectados se describen en el Apéndice A del presente DPA.

3. Duración y extinción

3.1. El presente DPA tendrá la misma duración que el Contrato entre las Partes, manteniéndose vigente mientras el Responsable tenga acceso activo a la Plataforma.

3.2. La extinción del Contrato, por cualquier causa, implicará automáticamente la extinción del presente DPA, sin perjuicio de las obligaciones que por su naturaleza deban subsistir conforme a lo dispuesto en este DPA y en el RGPD.

3.3. Una vez finalizado el Contrato principal, el Encargado pondrá a disposición del Responsable los datos personales de acuerdo con la Sección 6.4.ii. del Contrato. Transcurrido dicho plazo, el Encargado procederá a la supresión definitiva de los datos y de las copias existentes en sus sistemas, salvo que una obligación legal imponga su conservación durante un plazo determinado, en cuyo caso los datos quedarán debidamente bloqueados y no serán objeto de tratamiento ulterior distinto de su conservación.

4. Obligaciones del Responsable del Tratamiento

4.1. Corresponde al Responsable del Tratamiento, en el marco del presente DPA:

  1. Facilitar o hacer accesibles al Encargado los datos personales necesarios para la prestación del servicio, garantizando que su aportación es lícita y cumple con los requisitos del RGPD.
  2. Realizar, cuando sea legalmente exigible, las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos (EIPD/DPIA) de las operaciones de tratamiento a realizar por el Encargado, contando con la colaboración de este.
  3. Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD y demás normativa de protección de datos, y supervisar el tratamiento encomendado al Encargado, incluyendo la realización de auditorías de acuerdo con el presente DPA.
  4. Aportar a LICITABOT la información de privacidad que será mostrada a los interesados (Usuarios Finales), asumiendo la responsabilidad exclusiva por su contenido, adecuación y conformidad con los artículos 13 y 14 del RGPD.
  5. Comunicar al Encargado cualquier solicitud de ejercicio de derechos recibida de un interesado que afecte a datos tratados en la Plataforma, así como cualquier incidencia de seguridad de la que tenga conocimiento.

5. Obligaciones del Encargado del Tratamiento

5.1. El Encargado del Tratamiento y todo su personal se obligan a:

  1. Tratar los datos personales exclusivamente para la prestación del servicio descrito en las Condiciones Generales y en el presente DPA, sin utilizarlos para fines propios ni comunicarlos a terceros sin autorización del Responsable, salvo los supuestos previstos en la Cláusula 7 de este DPA (subencargados autorizados) o cuando una obligación legal así lo exija.
  2. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones documentadas del Responsable, que se materializan en las Condiciones Generales, el presente DPA y las configuraciones que el Responsable realice en la Plataforma. Si el Encargado considera que alguna instrucción infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, lo informará inmediatamente al Responsable, suspendiendo la instrucción hasta confirmación del Responsable.
  3. Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable, que contenga el contenido descrito en el artículo 30.2 del RGPD, en los supuestos en que resulte de aplicación.
  4. Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente DPA, incluso después de que finalice su objeto, garantizando que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes.
  5. Asistir al Responsable, en la medida de sus posibilidades técnicas y operativas, en el cumplimiento de su obligación de responder a las solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados, conforme a la Cláusula 9 del presente DPA.
  6. Poner a disposición del Responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 28 del RGPD, así como para la realización de las auditorías o inspecciones previstas en la Cláusula 10 del presente DPA.
  7. Notificar al Responsable, sin dilación indebida, cualquier violación de la seguridad de los datos personales de la que tenga conocimiento, conforme a lo establecido en la Cláusula 11 del presente DPA.
  8. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del Responsable o en los supuestos legalmente previstos.

6. Deber de información y licitud del tratamiento

6.1. El Responsable del Tratamiento garantiza que los datos personales objeto de tratamiento en virtud del presente DPA son obtenidos y tratados de forma lícita, de conformidad con el RGPD y demás normativa aplicable. En particular, el Responsable declara y garantiza que:

  1. Ha cumplido y cumplirá con el deber de informar a los interesados (Usuarios Finales) en los términos exigidos por los artículos 13 y/o 14 del RGPD, cargando en la Plataforma la información de privacidad correspondiente o proporcionándola a los mismos por sus propios medios.
  2. Dispone de una base jurídica válida para el tratamiento de los datos personales objeto del presente DPA, siendo de su exclusiva responsabilidad la determinación y documentación de dicha base legitimadora.
  3. Los datos personales facilitados al Encargado son adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con las finalidades del tratamiento, siendo el Responsable el único que determina qué documentación solicita a los Usuarios Finales.
  4. Ha adoptado y comunicado al Encargado, o lo hará en el momento oportuno, los criterios relativos a los plazos de conservación de los datos personales aplicables a su actividad de responsable del tratamiento.

7. Subcontratación y subencargados

7.1. El Responsable del Tratamiento otorga al Encargado autorización general para contratar subencargados del tratamiento para la realización de tratamientos de datos personales necesarios para la prestación del servicio, en los términos del artículo 28.2 del RGPD.

7.2. La lista de subencargados autorizados en la fecha de entrada en vigor del presente DPA es la siguiente:

Nombre / Razón socialPaís / SedeOperaciones realizadas
Google Ireland LimitedUEHospedaje de la infraestructura de la Plataforma y almacenamiento de datos en reposo y en tránsito.

7.3. El Encargado informará al Responsable, con antelación suficiente y por escrito, de cualquier incorporación, sustitución o modificación de subencargados, indicando la identidad del subencargado, los tratamientos afectados y, en su caso, la localización del tratamiento. Si el Responsable formulase objeción motivada en el plazo de quince (15) días naturales desde la notificación, las Partes acordarán de buena fe las medidas necesarias para garantizar la continuidad del servicio y el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

7.4. El Encargado garantizará que cada subencargado queda sujeto a obligaciones equivalentes en materia de protección de datos a las previstas en el presente DPA. En caso de incumplimiento por parte del subencargado, el Encargado seguirá siendo plenamente responsable ante el Responsable.

8. Transferencias internacionales de datos

8.1. En caso de que sea necesario realizar una transferencia internacional de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, ya sea directamente por el Encargado o a través de sus subencargados, dicha transferencia deberá realizarse de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo V del RGPD, aplicando las garantías adecuadas que resulten exigibles en cada caso: decisión de adecuación de la Comisión Europea, cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión, normas corporativas vinculantes u otros mecanismos legalmente válidos.

8.2. El Encargado informará al Responsable de cualquier transferencia internacional que sea necesario realizar en el marco de la prestación del servicio, identificando el país de destino y el mecanismo de garantía aplicado.

9. Derechos de los interesados

9.1. El Encargado se compromete a asistir al Responsable en la atención y respuesta a las solicitudes de ejercicio de derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad) formuladas por los interesados que afecten a los tratamientos regulados en el presente DPA.

9.2. En el supuesto de que el Encargado reciba directamente de un interesado una solicitud de ejercicio de derechos, no dará respuesta alguna salvo indicación expresa del Responsable, y remitirá dicha solicitud al Responsable del Tratamiento a la mayor brevedad posible y en todo caso dentro del día laborable siguiente a su recepción, acompañando toda la información relevante de que disponga para su adecuada tramitación.

10. Violaciones de seguridad de los datos personales

10.1. El Encargado notificará al Responsable, sin dilación indebida y en cualquier caso en un plazo máximo de veinticuatro (24) horas desde que tenga conocimiento de ella, cualquier violación de la seguridad de los datos personales objeto del presente DPA, incluidas las que afecten a subencargados autorizados. La notificación se realizará a través de los datos de contacto indicados en la Cláusula 11 e incluirá, como mínimo, la información prevista en los artículos 33 y 34 del RGPD de que disponga en ese momento.

10.2. No será necesaria la notificación cuando sea improbable que la violación constituya un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.

10.3. Cuando la violación tenga su origen en los sistemas, infraestructuras o servicios del Encargado, este asumirá la obligación de notificarla a la autoridad de control competente conforme al artículo 33 del RGPD, sin perjuicio de la obligación de información al Responsable prevista en este párrafo. La comunicación de la violación a los interesados, cuando sea exigible conforme al artículo 34 del RGPD, corresponderá en todo caso y exclusivamente al Responsable.

10.4. El Encargado documentará cualquier violación de la seguridad que afecte a los tratamientos objeto del presente DPA y pondrá dicha documentación a disposición del Responsable cuando este lo solicite.

11. Medidas técnicas y organizativas de seguridad

11.1. El Encargado se compromete a aplicar y mantener medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo del tratamiento, de conformidad con el artículo 32 del RGPD. Dichas medidas garantizarán, en particular y cuando resulte aplicable:

  • La confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
  • La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.
  • La protección frente al tratamiento no autorizado o ilícito, así como frente a la pérdida, destrucción o daño accidental de los datos.
  • La verificación, evaluación y valoración periódicas de la eficacia de las medidas de seguridad adoptadas.

11.2. Las medidas de seguridad aplicadas se describen con carácter general en el Apéndice B del presente DPA. El Encargado podrá actualizarlas o mejorarlas para mantener un nivel de seguridad adecuado al riesgo, informando al Responsable de los cambios sustanciales. En ningún caso el Encargado reducirá el nivel de seguridad aplicado durante la vigencia del DPA, salvo que ello sea exigido por un cambio normativo o autorizado expresamente por el Responsable.

12. Contactos en materia de protección de datos

12.1. A efectos de las comunicaciones derivadas del presente DPA, las Partes designan los siguientes canales de contacto:

Por el Responsable (Cliente)

  • Cargo: DPO o responsable de privacidad
  • Email: El indicado en la plataforma
  • Dirección: La que conste en la plataforma

Por el Encargado (LICITABOT)

  • Cargo: DPO propio
  • Email: privacidad@licitabot.net
  • Dirección: C. joan d'austria, 126, 08018 BCN

12.2. Las Partes se comprometen a mantener actualizados estos datos de contacto y a comunicarse sin dilación cualquier modificación.

13. Auditorías

13.1. El Responsable tiene derecho a verificar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el Encargado en el presente DPA mediante auditorías o inspecciones, que podrán llevarse a cabo directamente o a través de un auditor externo autorizado. Con carácter general, estas auditorías no excederán de una al año, salvo causa debidamente justificada.

13.2. El Responsable comunicará al Encargado su intención de realizar una auditoría con una antelación mínima de veinte (20) días hábiles, especificando el alcance y la metodología prevista. El Encargado colaborará razonablemente en su realización, en condiciones que no perturben el normal funcionamiento del servicio. Los costes de la auditoría serán asumidos por el Responsable.

14. Responsabilidades

Cada Parte responderá por los daños, sanciones o responsabilidades que se deriven directamente de sus propios incumplimientos de las obligaciones establecidas en el presente DPA y en el RGPD, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 82 y concordantes del RGPD y en la Sección 9 de las Condiciones Generales. A tal efecto, el Encargado del Tratamiento quedará exento de toda responsabilidad por los perjuicios o infracciones que traigan causa de un incumplimiento previo, instrucciones ilícitas o negligencia del Responsable del Tratamiento.

En el supuesto de que el Encargado fuera sancionado administrativamente o condenado al pago de indemnizaciones por hechos imputables exclusivamente al Responsable, este último vendrá obligado a resarcir íntegramente al Encargado, autorizando expresamente la repercusión de las cuantías de las multas, costas procesales y cualesquiera otros gastos derivados de dicha responsabilidad.

Apéndice A. Descripción del Tratamiento

Objeto del tratamiento / Descripción del servicio

Prestación de una plataforma SaaS de soporte técnico y gestión documental para procesos de licitación que facilita:

  • El análisis automatizado de pliegos y requisitos de participación.
  • La detección de omisiones, errores y necesidades de subsanación.
  • El almacenamiento, organización y estructuración de la documentación.
  • La asistencia técnica en la presentación de licitaciones.
  • Entrenamiento del modelo de IA limitado a la instancia del Cliente.
Operaciones de tratamiento

Recogida · Registro · Estructuración · Conservación · Consulta · Análisis mediante algoritmos de IA · Comunicación a subencargados · Supresión · Destrucción al término.

Duración del tratamiento

Vigencia del Contrato. Los datos bloqueados por obligación legal se conservarán durante los plazos legalmente exigibles.

Categorías de interesados
  • Representantes legales, apoderados y personal de contacto.
  • Personal técnico y administrativo designado para la preparación de ofertas.
  • Terceros cuyos datos figuren en la documentación administrativa (ej. avalistas).
Categorías de datos personales
  • Identificativos: nombre, DNI, firma.
  • Contacto profesional: email, teléfono, cargo.
  • Solvencia y trayectoria: currículums, volumen de negocio, datos tributarios.
  • Metadatos: extensiones, tamaños, hashes.
  • Trazabilidad técnica: IPs, logs, timestamps de acceso.
  • Análisis de IA: inferencias técnicas y sugerencias.
Finalidad del encargo

Análisis técnico, organización y soporte en la presentación de ofertas mediante IA.

Apéndice B. Medidas de Seguridad

El Encargado del Tratamiento declara que ha implantado y mantiene las siguientes medidas técnicas y organizativas:

Tipo de medidaDescripción / Medidas aplicadas
Control de acceso lógico

Identificación, 2FA, gestión de perfiles basada en el principio de mínimo privilegio.

Control de acceso físico

Certificaciones ISO 27001 y SOC 2 del proveedor cloud.

Cifrado

TLS 1.2+ en tránsito y AES-256 en reposo.

Integridad y trazabilidad

Registros de logs de acceso y prevención de modificaciones.

Disponibilidad

Copias de seguridad periódicas de datos con redundancia.